最後更新時間： 2023 年 08 月 08 日
在這個資訊爆炸的時代，很多人都會利用雲端、利用一些APP軟體來記錄自己每天的消費，但有時會找不到適合自己的記帳軟體，有些介面太複雜、有些又沒辦法支援多帳戶及信用卡，可能就導致你沒辦法持之以恆的記帳。
今天這篇文我就要教大家如何用免費的Google表單+試算表，來打造出自己的雲端記帳本（支援網頁記帳以及手機記帳）。我自己使用的方式可以記錄消費、記錄帳戶轉帳或繳費、甚至還有對帳功能哦！
詳細的記帳方式你可以先照著本文教學做出一樣的記帳本，再隨著你的需求自己做客製化，只要用簡單的加總公式，就能打造一個最適合自己的雲端記帳方法！
（雖然公式簡單，但是步驟還是蠻多的，大家要找一段空閒的時間，一次跟著做完會比較好哦！）
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Google表單記帳術與其他記帳軟體的差別
其實我在開始想要養成記帳習慣後，嘗試過了好多好多的記帳軟體，有多帳戶功能的、有富含娛樂性質的、甚至還可以蓋房子的！但是一直都覺得這些記帳軟體對我來說功能太多、太複雜，並且大多都比較偏向手機記帳。
因為我是一名工程師，每天基本上都是與我的電腦為伍。因此如果有一款記帳軟體是支援手機App以及電腦網頁都可以記帳，並且可以滿足我記帳、轉帳、對帳的需求，那就更方便不過了。
因此我簡單列出了使用Google表單記帳的優點：
- 完全不需要費用：這應該是最值得推薦的一點，只要透過一些公式，就能將Google表單結合Google試算表，創作出自己的一套免費雲端記帳方式！
- 手機、電腦都可用：不管是網頁直接打開表單記帳，或是使用手機將網頁做成桌面捷徑記帳，都十分方便。
- 按照需求客製化：每個人的需求都不相同，有人只有一個存款帳戶，有人可能跟我一樣有五個帳戶、多張信用卡，而記帳軟體只能把功能開發的非常複雜，才能符合每個人需求。而Google雲端記帳術就是專屬於你，你可以按照自己的情況去設計表單、設計表格、達到高度的客製化！
- 清楚看到餘額與明細：用Google試算表的表格，可以更方便看到所有的帳戶餘額及明細，表格本身就是用來整理資料，而用來整理記帳資料就更方便了！
看完了使用Google表單記帳的優點，我們就來看看實際跟著本篇教學做下去，這個記帳方式會有什麼功能吧！
Google表單記帳術 – 功能展示
在開始建立我們的Google雲端記帳本之前，我們先來看看這個記帳本會有哪些功能吧！
想要看看雲端記帳本的範例的人，也可以點底下連結過去直接玩玩看哦！（我會盡量定期去清掉大家測試所新增的紀錄的）
雲端記帳表格：
消費記錄填寫表單：
轉帳記錄填寫表單：
那我們底下還是稍微說明一下，這個Google表單記帳本，有什麼功能吧！
消費記錄功能
電腦
電腦表單記錄消費畫面
在此表單中填入消費的資料，就會直接存入雲端記帳本中。
電腦查看帳戶餘額及消費明細
在這邊可以查看消費明細，上方餘額區塊的餘額，會隨著消費更新各個帳戶的餘額唷！
手機
手機表單記錄消費畫面
若外出在外，可以將網頁做成桌面捷徑，點開直接透過手機記錄消費，也是非常方便！
手機查看帳戶餘額及消費明細
手機上開啟雲端硬碟中的記帳本，也可以即時查看各個帳戶的餘額哦！
轉帳紀錄功能
電腦
電腦表單記錄轉帳畫面
在這個畫面中填寫轉帳資料，記錄就會跑到雲端記帳本的表格中。
電腦查看帳戶餘額及轉帳明細
上方的餘額區塊，會隨著轉帳記錄的轉出轉入，而自動更新餘額哦！
手機
手機表單記錄轉帳畫面
若在外面ATM剛轉帳完，也可以透過手機立即將轉帳記錄輸入，才不會忘記。
手機查看帳戶餘額及轉帳明細
手機一樣可以透過雲端硬碟，查看雲端記帳本內的轉帳記錄、各帳戶餘額。
定期對帳功能
電腦
記帳總會有漏記的時候，這個對帳功能就可以讓你填入「當前帳面餘額」、「對帳真實金額」，並且會自動修正所有的帳戶餘額哦！
想要透過Google表單記帳，其實不難，只要跟著本篇文的步驟一步一步建立就行囉！那我們就開始吧！
建立消費紀錄記帳本
建立記帳本
首先要先到自己的Google雲端硬碟，新增一個Google試算表，準備開始做出我們的記帳本。
step 1
到自己雲端硬碟要放記帳的位置，按「右鍵」新增一個Google記帳表
step 2
step 3
將左上角Google試算表的標題改成「記帳」，或是任何你想叫的名稱。
建立消費記錄表單
接下來我們要建立消費記錄的填寫表單，表單內需要有的欄位有「消費金額」、「消費項目」（早餐/午餐/晚餐/…）、「消費方式」（現金/信用卡/…）、「備註」這四個。
step 1
請點上方「工具」>「建立表單」，建立一個Google表單。
step 2
step 3
將左上表單名稱及下方表單標題，改為「消費記錄」
step 4
將第一個問題調整成「簡答」型態。
step 5
將第一個問題的名稱改為「消費金額」，並且Google應該會自動跑出回應驗證，要求輸入的是「數字」型態。
step 6
將此問題調整成「必填」
step 7
點右邊的「+」符號，新增第二個問題欄位。
step 8
設定第二個問題的型態是「下拉式選單」。
step 9
將第二個問題名稱取做「消費項目」，並且這邊輸入你會花費的分類，也可以先跟我圖片輸入一樣的分類就好，之後再改。
step 10
step 11
將問題調整為「下拉式選單」格式，並且名稱改為「消費方式」，並在選項中新增你常使用的消費方式，信用卡、銀行帳戶轉帳、數位支付都可以算。
＊這邊輸入之後因為未來就會寫進公式中，因此最好按照大家自己會使用的的消費方式，去確實填寫哦！
step 12
新增最後一個問題「備註」，可以讓你寫該筆消費的說明，「必填」可以不用開啟。
測試消費記錄表單
step 1
點擊右上方「眼睛」符號，進行表單預覽。
step 2
step 3
像平常一樣填寫消費進去表單，測試看看。
step 4
可以在剛開始建立的Google試算表裡，看到自動建立了一個新的表單表格，並且裡面已經有第一筆消費資料了。
修改表格名稱
step 1
在下方分頁的名稱上點「右鍵」，選擇「重新命名」
step 2
以上就完成了我們的「消費記錄表單」以及「消費流水帳」囉！ 網路上很多的記帳教學就只教學到這一步，而我們才剛開始呢！
接下來就要教大家如何建立多個帳戶餘額，並且可以隨著你填寫表單，而自動增減餘額。（大家要保持著耐心，一步一步跟我做下去哦！）
新增帳戶餘額功能
建立帳戶初始餘額
step 1
一開始建立此Google試算表，就有一個空表格了，我們將此表格名稱修改為「初始金額」
step 2
依照剛剛消費記錄中的消費方式，你可以將那些消費方式所屬的銀行/郵局/第三方軟體的戶頭名稱寫上去。
（信用卡同一家的寫一個帳戶就好，比如我有兩張玉山卡，額度是算相同的，就寫一個玉山信用卡就好）
step 3
step 4
可以按照個人喜好調整底色。
step 5
可以按照個人喜好調整文字顏色。
step 6
將你列出的帳戶目前餘額填寫上去，要確實去對帳（建議申請網路銀行功能，以後都可以用App查帳）。
＊信用卡請用負的表示你目前已消費金額，可以用總額度-可用額度，就可以算出帳面已消費金額囉！
step 7
以上就建立完成我們的初始金額表格，未來應該是都不會動到這個表格了，這表格只會在你剛開始記帳時重新設定一次初始金額。
接下來我們要帶大家在消費記錄表格上方，建立餘額顯示區塊，這樣就可以在看到消費流水帳的同時，也能看到上方的帳戶餘額顯示了。
建立消費記錄餘額區塊
step 1
step 2
在第一列上方插入4列，準備建立帳戶餘額顯示區塊。
step 3
step 4
到「初始帳戶」表格分頁，並且將剛剛建立的帳戶餘額區塊複製起來。
step 5
再切換到消費記錄表格，點第一格並且貼上。
step 6
點到「現金」底下的餘額中，並且輸入一個「=」符號，準備輸入公式。
step 7
1.在輸入公式的狀態下，點擊到「初始金額」分頁
2.點擊「初始金額」分頁，再點「現金」標題底下的「餘額數字框」
3.確保公式出現「分頁+位置」
4.點擊「Enter」送出公式
5.沒有成功的話，就再試一次，或者比照圖片公式手動輸入公式
step 8
按住「現金餘額框右下角」。
step 9
按住之後拖曳滑到最右邊，這方式可以複製excel公式。另一個方式是，你直接選取現金餘額框之後，點右鍵複製，並把右邊四個帳戶餘額框圈起來貼上也可以。
step 10
檢查每一個公式是否都有對應到「初始金額」分頁的對應帳戶餘額位置。
step 11
在底下那排餘額框中，輸入「=」號，就會跳出建議的工具提示了（複製上面的餘額框並在這裡貼上也可以）
step 12
一樣按住右下角，向右拖曳複製公式。
step 13
選取一個標題欄位，並且點上方的「刷子」符號，就可以將樣式複製起來。
step 14
直接在底下表單自動產生的標題上拖曳過去，就可以貼上樣式囉！
step 15
step 16
因為底部這些資料是透過表單自動產生的資料，因此就算你現在去套用樣式也是沒有用的哦！只能讓他這樣醜醜的了。
設定餘額自動更新公式
接下來就是稍微比較複雜的部分，我們要來透過公式計算餘額，讓有新的消費記錄時，可以自動更新餘額。大家就耐心跟我一步一步做吧！
step 1
我們以「現金」的餘額欄位為例，當新的消費資料進入，「消費方式」選擇的是「現金」時，我們就要將現金帳戶的餘額扣除該筆消費金額。
而用公式的角度來講，我們會使用Excel的「sumif()」函式，也就是「符合條件時加總」，將所有符合條件的消費金額加總起來，再用現金餘額去扣除此消費金額，就完成囉！
如果覺得聽了霧撒撒的人也沒關係，就跟著底下步驟慢慢做吧！
step 2
step 3
先輸入「-sumif(」，準備選取sumif()函式中的表格範圍
step 4
透過拖曳將整個「消費方式」欄位選取起來，同時要確定左上方公式框裡面公式有跟著變動唷！（沒有變動的話，也可以參考圖片中公式，手動輸入表格範圍）
step 5
將公式補齊，公式的含義是：「sumif(判斷範圍,判斷規則,加總範圍)」，當判斷範圍符合判斷規則，就會把加總範圍的數字加總。
step 6
當消費方式是「現金」這兩個字，就會把左邊的消費金額欄位加總，大概就是這個意思！
step 6
我們直接在底下第二行輸入「消費金額=100」＆「消費方式=現金」
step 7
step 8
因為公式中會判斷消費方式，而消費方式的判斷文字需要跟表單上的選項一模一樣。
step 9
step 10
step 11
因為信用卡是同一家銀行的卡都是同樣額度，比如玉山pi卡跟玉山ubear卡都屬於玉山信用卡的餘額，因此玉山信用卡的餘額公式，就要扣除所有的卡種哦！
step 12
測試記錄消費
step 1
請轉移到表單編輯畫面，點擊右上方「傳送」
step 2
選擇第三個連結分頁，將連結複製起來貼到瀏覽器新分頁中。
step 3
step 4
先回來看看，目前玉山信用卡餘額是-6000，也就是已經刷了6000元
step 5
到表單填入測試資料，這邊填寫用信用卡刷了200去超商買零食
step 6
填寫送出後，就會看到玉山信用卡以刷卡金額變成6200囉！
step 7
最後的最後，可以將初始金額的工作表隱藏，之後不會再動到它了！
建立轉帳紀錄記帳本
在完成了消費記錄的自動餘額更新後，接下來我們要建立轉帳記錄表單。
轉帳記錄表單可以讓大家除了消費可以透過表單記錄外，也可以將帳戶之間的轉帳、繳費、儲值之類的行為，透過轉帳記錄表單記錄到雲端記帳本中！
建立轉帳記錄表單
step 1
點擊上方 工具 > 建立表單 ，建立一個新的Google表單。
step 2
將表單名稱修改為「轉帳記錄」，或者任何你想要的名稱。
step 3
將第一個選項設置為「簡答」類型，並且將選項名稱改為「轉帳金額」，最後點右邊「+」符號新增下一個選項。
step 4
將第二個選項設定成「下拉式選單」，並且將名稱取為「轉帳類型」，最後在底部新增提款、存款、轉帳、繳費這四種轉帳類型。
最後在點擊右邊「+」符號，新增下一個選項。
step 5
將第三個選項設定為「下拉式選單」，並將選項名稱設定為「轉出帳戶」，將你的所有跟消費方式有關的餘額帳戶都新增到選項中。
＊請按照自己實際的帳戶情況設定哦，如果是信用卡，同一家銀行信用卡請算在同一個選項即可，因為額度是共享的
step 6
跟上一步「轉出帳戶」用一樣的方式設定，帳戶也要一樣哦。
測試轉帳記錄表單
step 1
點擊右上角「眼睛」，開啟表單預覽模式。
step 2
step 3
這邊填寫轉帳金額1000，假設是從玉山銀行帳戶轉帳到永豐銀行帳戶。
step 4
可以看到「表單回應2」分頁有新的一筆轉帳資料
step 5
未來當我們公式寫完之後，這筆轉帳資料應該要影響玉山、永豐這兩個帳戶的餘額。
建立轉帳記錄餘額區塊
step 1
step 2
step 3
step 4
step 5
step 6
step 7
更改轉帳記錄餘額公式
step 1
目前轉帳紀錄的分頁中，現金餘額的公式與消費記錄上方的一樣，都是參照初始金額，再扣除消費記錄。
step 2
我們公式只需要寫在其中一個地方，因此接下來我們要先將轉帳記錄的餘額公式都指向消費記錄，而以後要修改公式，就都去消費記錄修改。
step 3
step 4
輸入「=」之後，點到「消費記錄」分頁，並且隨便選一個格子，點擊「Enter」送出公式。
step 5
將參照的格子改為同一個格子，比如「轉帳記錄」的現金餘額是B2，就要參照「消費記錄」的B2格子。
step 6
點擊「現金餘額」格子的右下角，向右拖曳複製公式。
step 7
step 8
step 9
step 10
更新帳戶餘額計算公式
step 1
我們直接用舉例說明：
1.「轉出帳戶」若是「玉山銀行帳戶」，則要將玉山銀行帳戶的餘額，扣除左方的「轉帳金額」
2.「轉入帳戶」若是「永豐銀行帳戶」，則要將永豐銀行帳戶的餘額，加上左方的「轉帳金額」
step 2
step 3
step 4
step 5
step 6
1.點擊轉帳記錄分頁
2.隨便點一個格子，讓公式記錄到「分頁+表格位置」
3.點擊「Enter」送出公式
4.如果沒有成功，可以再試一次，或是比照圖片手動輸入公式內容
step 7
先來解釋一下公式會怎麼寫，請參考圖片內容，也可以直接跟著後面步驟做
step 8
上一步驟所說明的公式，最後會變成下圖這樣子的公式內容，請大家可以手動打或者用參照，將公式輸入到現金餘額欄位。
會看到一個「-」一個「+」，「-」代表該餘額要扣除轉出的轉帳紀錄，「+」代表該餘額要加上轉入的轉帳紀錄。
step 9
現在現金餘額是900元
step 10
輸入轉帳類型是存款，是從「現金」存入「玉山銀行帳戶」，就可以看到現金餘額扣除100元餘額了。
step 11
輸入轉帳類型是提款，是從「玉山銀行帳戶」提款到「現金」，就可以看到現金餘額增加了200元。
step 12
step 13
＊注意：不是蓋掉公式哦，是貼到後面，等等方便修改
step 14
step 15
step 16
這邊用的圖片範例是「玉山信用卡」，我們將剛剛貼上的公式中，第二個參數的「現金」改為「玉山信用卡」，就可以將他改變為玉山信用卡的餘額自動變更公式囉！
step 17
測試記錄轉帳
step 1
目前玉山帳戶有2000元，而我們準備拿1000元去繳玉山信用卡的卡費。
step 2
step 3
step 4
轉帳金額「1000」元，轉帳類型是「繳費」，從「玉山銀行帳戶」轉到「玉山信用卡」去繳卡費。
step 5
可以看到新的轉帳記錄，讓玉山帳戶餘額變為1000元，玉山信用卡則是從-6200變為-5200囉！
＊非常建議大家可以每一個帳戶都要測試轉出轉入是否正常，免得有公式輸入錯誤
建立對帳功能
在我們記帳的日常中，難免還是會有記錯帳、漏記帳的問題存在，這時候我們就需要一個對帳機制，可以有效的修正帳戶餘額，避免記帳錯誤。
接下來我們就一步一步建立對帳表格，並且來寫對帳的公式吧！（對帳會設計直接到表格填寫，因此沒有手機版哦！）
建立對帳表格
step 1
step 2
step 3
step 4
step 5
step 6
（因為功能需要，所以我們要讓餘額全部是一個橫排）
step 7
step 8
step 9
step 10
step 11
step 12
step 13
step 14
step 15
＊注意：信用卡累的儲存格，「真實」標題要改為「可用」哦，之後會說明為什麼要更改。
step 16
到上方 查看>凍結>直到目前所在的列 ，將標題凍結。凍結列可以讓你未來上下滾動時，標題列會一直保留在上方
step 17
step 18
step 19
step 20
設定對帳公式
設定完基本的版面之後，我們首先要先設定每一個帳戶的短少公式。
短少也就是目前帳面的餘額跟真實餘額做比較，如果短少是正的代表帳面的錢少記了要加上，如果短少是負的則是代表帳面的錢多算了要扣除。
一般帳戶短少公式
step 1
除了信用卡之外的帳戶欄位，可以參照以下公式解釋：
短少=真實金額-帳面目前金額
比如真實金額是900元，但帳面紀錄是1000元，那短少就是900-1000=-100元
最後將帳面金額+短少=1000+(-100)=900，就修正成功囉！
step 2
點擊現金餘額底下，第一列「短少」的儲存格，並且輸入公式是「真實-帳面」，也就是「C4-B4」。
step 3
step 4
可以善用複製功能，複製後貼上到新的格子即可套用公式。
信用卡帳戶短少公式
step 1
信用卡的部分，短少公式比較複雜：
要先計算出實際花費，實際花費=可用額度-尚餘額度，
比如我玉山卡的可用額度10w-尚餘額度9.4w=實際花費6000元
這兩個額度可以從銀行那邊查到（推薦使用網路銀行APP查詢較方便）
接下來公式就是，短少=帳面花費（負先轉正）-實際花費
比如帳面花費-5000(轉正成5000)-實際花費6000=短少-1000
因此將帳面-5000加上短少-1000就會自動校正成-6000囉！
step 2
step 3
step 4
step 5
＊未來額度如果有提升，就從提升的那一天修改，再次向下拖曳複製哦～
step 6
信用卡短少公式：-(總額度-可用額度+帳面)
以我這邊的範例，就是-(S8-R8+Q8)
請對照自己的格子來填入公式哦！
step 7
加入if判斷是，判斷當「可用餘額」有填寫，觸發公式，否則短少設定為0。
step 8
按住右下角向下拖曳，複製公式。
step 9
複製後，移動到其他間信用卡的短少欄位，貼上就可套用公式。
step 10
step 11
修改對帳餘額公式
step 1
點擊對帳餘額區塊的現金餘額，可以看到是完整的公式，我們一樣要將公式改為指向「消費記錄」的餘額就好，公式一率都寫在消費記錄上方餘額區塊。
step 2
step 3
新增對帳公式
接下來我們要到「消費記錄」表格，新增對帳的公式。
step 1
以現金餘額為例，我們要將現金餘額+短少整欄的加總，就會是校正後的現金餘額囉！
step 2
step 3
1.點擊到「對帳紀錄」分頁
2.點第一格「短少」欄位，取得公式
3.點擊Enter送出公式
4.如果不成功，可以從頭再試一次，或是參考圖片，直接手動輸入公式哦～
step 4
而我們公式中需要加總的範圍是整排「短少」欄位。
step 5
手動將公式後方更改為範圍「起始:結束」
step 6
step 7
對照對帳表格的短少欄位位置，將所有的欄位公式完成
測試對帳功能
step 1
目前現金餘額是900，而郵局餘額是2000
step 2
將目前的帳面數字900&2000，記錄到底下當天日期的「帳面」欄位
step 3
假設查帳後，現金只有300元，而郵局其實有2600，那就將真實的餘額填入「真實」欄位。
填入後就可以看到，短少自動計算出來，並且加總到上方的餘額表格，餘額就成功校正了。
step 4
而之所以不直接將真實餘額填到上方，我再示範第二次對帳大家就知道了。
一樣先把帳面金額紀錄到下方「帳面」欄位
step 5
假設隔天查帳，發現現金是900元，郵局是2000元，則將這兩個金額填入「真實」欄位，可以看到右邊的短少又自己計算出來了。
因為對帳功能是會重複進行的，因此我們為了讓當次對帳不要跟過去的對帳紀錄互相影響，因此每日都會用短少來計算。
新增總餘額計算
最後我們要來新增總餘額的欄位，將所有的帳戶、待繳信用卡的欠費等，全部加總，顯示一個目前尚餘的餘額，這樣就能隨時知道自己到底還剩下多少錢囉！
step 1
step 2
step 3
step 4
step 5
step 6
以上就完成了整個Google雲端記帳本囉！在開始正常使用前，大家記得要先多測試一下功能正不正常，公式有沒有都寫對唷！
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