最後更新時間： 2024 年 04 月 27 日
嗨～我是老K
從 2019 年創立了這個領先時代網站，直到現在領先時代團隊已經成為了一個四個人的小團隊了。
我們也從一開始的旨在部落格產出文章，到現在開始有了 IG 社群、電子報企劃，甚至最近也嘗試了 Podcast 節目，以及未來可能也會有的 Youtube 節目。
隨著內容產出與產品打造的平台越來越多，我們也越來越需要更強大的 Notion 系統，才能更好的去整合我們要做的事、讓團隊內更好的分工合作。
因此這篇文就要來紀錄一下從 2022 -> 2023 年，我們 Notion 團隊工作區的變化！（我絕對不會承認，是我看著 Notion 發呆超久不知道怎麼改，才打算透過寫文來激勵自己趕緊思考！）
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文章目錄
先看一下目前 Notion 團隊工作區的模樣！
跳轉捷徑區
目前的團隊工作區其實蠻直覺的，最上方放的是團隊的捷徑區，包括最左側的工作台，中間與內容產出相關的行動區，以及最右側的資源區。
這個區塊最大的問題是，在使用時我們會需要一個一個點進去來看頁面中的內容，他是以「資料庫」或「頁面」的類型作區分，但更好的區分方式絕對會是「按照使用情境」去做區分。
比如我現在要產出網站文章，那就點入一個「網站文章管理區」，這時候頁面上整個操作介面的排列方式，就可以是按照我們最常要寫文章時的排列。（也就是符合某個使用情境的頁面操作流程，就會更直覺好用！）
網站內容產出管理區
在 2022 年基本上領先時代團隊最核心的業務，就是圍繞著「內容產出」。
包括最主力我們研究軟體並撰寫軟體教學文章的「文章管理區」，以及每篇文章撰寫完會同步發布到 Instagram 的貼文產出，以及每週的電子報產出，這三樣就是我們最主要會固定做的事情。
所以團隊主頁往下滑，就會直接看到我們的團隊文章管理看板。
這部分的團隊文章管理，其實蠻方便好用的。因此我們應該會沿用這個看板的設計，但讓會改變一下首頁的設計，變得更像是首頁一點。
首頁設計的需求分析
但 2023 年我們除了網站內容，還會多很多平台的產出，還有產品的規劃，甚至 2023 要把重點擺在產品的規劃上。
因此我未來希望首頁的功能是用來「總覽團隊所有狀態」，比如同時讓我知道：
- 網站文章產出進度
- 社群文章產出進度
- 產品規劃進度
- 合作廠商聯絡進度
- Podcast 錄製進度
- 財務紀錄
- ….可能還有更多
讓首頁是一個整體的總覽面板，而不只是像是以前一樣是單一需求、單一情境的操作面板而已。
規劃我理想中的團隊工作區，是什麼樣子？
大範圍的頁面規劃
以下就邊寫邊盤點，我希望的團隊工作區需要具備哪些功能，順便也理順一下思緒：
- 首頁：主要功能是「總覽」，一目了然知道團隊今年的目標、這個月的目標，以及所有正在進行中的專案。（如果太雜太亂，就希望至少可以變成一個 Team Wiki 的感覺，清晰明瞭的入口）
- 內容產出區：先進入到內容產出的主頁，在按照不同的平台、產出流程，到對應的頁面中進行內容產出。內容產出流程要按照最順暢的產出、內容再製流程進行排列。最重要的是想要加入「發布排程」的規劃，這樣才能在 2023 對整體內容發布有個固定的頻率與計劃。
- 產品孵化區： 2023 年領先時代有很多的產品規劃，因此想特別做出一個產品孵化區，來做產品的產出紀錄。
- 合作管理與對外公開區：所謂客戶有包含「廠商」及「客戶」，並且 2023 也會有一些資源販售的計劃，像是販售 Notion 模版，也需要一個地方存放這些公開的頁面、進行統一管理才不用一個一個看 Share 的設定。
- 管理者專區（需在另外的地方）：存放一些公司的機密資料。2023 年我與我的其中一位夥伴蘿卡（也是我姐）正式成為合夥人的關係了，因此我們可能很常會有一些會議討論，也需要與團隊的運轉區隔開來，單獨紀錄給我們兩個看
細節的功能性規劃
內容產出區
- 網站文章內容管理：包括網站文章排程、關鍵字調查專門頁面、網站文章撰寫策略頁面、網站文章內容更新的排程頁面等等
- 社群貼文產出管理：包括社群貼文排程、社群活動的規劃
- 電子報產出管理：包括每週電子報的內容，相對簡單。
- Podcast 內容產出：目前 Podcast 靈感來源是來自於 IG 限動的議題，因此兩者需要進行串接。
- 影音內容產出：未來應該也會有 Youtube 影片的計劃，因此影音內容的產出也需要有個管理流程。
這邊要思考的就是「這全部的內容，是要塞在同一個資料庫中用 Select 欄位區分嗎？還是要分開不同資料庫呢？」，這個問題的答案可以在製作時再實際實驗一下差異。
產品孵化區
對這個區塊的想像其實可以用一句話概括「按照專案區分，但待辦事項統一地方管理」。
為什麼會這麼說？因為你不會想要你要查看待辦事項，還需要點近一個一個的專案頁面，然後才能看到那個專案的對應待辦，卻無法有一個統一查看自己所有待辦的地方吧～（那也太不符合操作習慣）
寫到這邊，也感覺今年因為團隊目標很明確，因此要把我們去年一整年都沒用到的 OKR 資料庫拿出來使用囉！
從目標 -> 關鍵成果 -> 對應專案 -> 待辦事項，一步一步讓團隊夥伴看下去、知道今年團隊的大大小小計劃是什麼，也能更好的讓每個人都知道自己應該要專注施力的地方在哪裡。
成果展示
目前我們更新後的團隊工作區，有了三大區塊的重點：
- 首頁
- 內容產出區
- 團隊目標共識與專案任務分配區
其餘前面規劃到的「產品孵化區」，因為產品打造的過程其實就融入到專案之中，因此這個部分就目前還沒有額外做出一個專門區塊。
「管理者專區」則是我跟我姐姐蘿卡，直接沿用過往陽春的系統（裡面只有待辦事項跟檔案庫），用來結算每月薪資、存放一些檔案用而已，很少打開。
以下就來展示一下改版最多的幾個區塊吧！
首頁
用於總覽所有待辦事項與團隊行事曆，以及上方會有各個功能區塊的捷徑。
下方會有一個「待辦收集區」與「團隊行事曆區」，兩者都是用同一個「待辦事項」資料庫，差別只有上方是尚未指派日期的待辦事項，而下方則是有指派確切截止日期的事項（直接用同一個資料庫，就不用拖曳來拖曳去）
內容產出區
因為要多平台同步產出，因此內容產出區的規劃就非常重要。整體來說內容產出區最外側是讓大家看看「內容產出排程」，為了方便每個平台有不同的產製流程，因此我把不同平台全部的資料庫都拆開。
雖然這樣的壞處是內容產製的行事曆需要透過「切換分頁」才可以查看，但好處就是當我專注於排程「社群經營」的內容時，就不會受到其他平台內容的干擾！
而點擊左側各個「內容發布平台」，則會根據平台特性不同，進到不同平台的工作區來產製內容，頁面上的操作設計都是以那個平台最和是的操作流程為主，比如下方就是網站的產製流程（基本上用看板模式來管理進度）
而下方這邊則是「社群平台」的產製流程，就會發現版面有點不同，這邊是用左側靈感區來延伸產出右側貼文內容，並以產製的狀態來做進度看板的（因為社群平台的產出不會太多分工，通常是由一人完成）
如果你對更詳細的 Notion 工作系統感興趣，目前我們有推出「網站經營管理系統」的 Notion 模版，可以到我們的販售平台上參考哦！
年度目標與專案任務區
最後則是年度目標與專案任務規劃區。
其實從團隊成立一開始就有這個區域了，但團隊第一年都在寫網站文章打底，唯一的目標就是「把數位工具教學寫好」，因此好像這個年度目標區 2022 去年一整年都沒有打開過。
今年有一些要成立的教學目標，就需要這個區塊來讓我們夥伴之間同步目標了！ 這邊就簡單展示給大家看囉！
結語：自媒體團隊經營坑很深呀！
其實這篇文章只是偏向紀錄、紀念用的，並沒有很詳細的拆解每一個系統背後的產製原理、以及團隊是如何使用這套系統。
像是網站文章產製流程，就有很完整的模版以及資料庫 Template ，加快我們每個人產製文章的流程。
如果大家對更深入的「自媒體團隊營運的過程」感興趣，也歡迎來報名參加底下這堂課
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這場講座中我們會與大家分享：
- 從接案工程師到個人部落客，最後成為網站團隊的經營故事
- 網站經營實戰守則：SEO 關鍵字攻佔撰文策略、聯盟行銷與業配整合商業模式
- 日常協作模式揭秘：網站發展策略藍圖、 Notion 網站經營輔助系統
期待在講座見到大家！